Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Bär & Karrer AG schützt die Vertraulichkeit und Sicherheit der Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit und dem Recruiting sammeln oder erhalten. Wir bearbeiten Personendaten gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz und sofern anwendbar der Datenschutz-Grundverordnung der EU.

Diese Datenschutzerklärung erklärt, warum wir Ihre Personendaten sammeln und bearbeiten können und welche Rechte Ihnen dabei zu stehen.

Wir können Ihnen zusätzliche Datenschutzerklärungen zur Verfügung stellen, wenn wir dies für sinnvoll halten. Solche zusätzlichen Datenschutzerklärungen ergänzen diese Datenschutzerklärung und müssen mit dieser zusammen gelesen werden.

Wer sind wir?

Wir sind Bär & Karrer AG, mit Sitz an der Brandschenkestrasse 90, 8002 Zürich (im Folgenden "wir", "uns" oder "unser"). Wir sind verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit sammeln oder erhalten oder für andere Zwecke, wie in dieser Datenschutzerklärung definiert, bearbeiten.

Welche Daten sammeln und bearbeiten wir?

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen und Führung unsere Geschäftstätigkeit sammeln und bearbeiten wir Personendaten über Klienten und potentielle Klienten, verbundene Personen, Gegenparteien, Behörden, Gerichte, Dritte und andere Personen sowie deren Vertreter, wirtschaftliche Berechtigte und (ehemalige) Mitarbeitenden. Wir sammeln und bearbeiten ausserdem Personendaten, wenn Sie uns Dienstleistungen oder Produkte anbieten, wenn wir Ihre Produkte oder Dienstleistungen prüfen, und generell, wenn Sie Informationen von uns verlangen oder uns Informationen zustellen. Schliesslich sammeln und bearbeiten wir Personendaten über Bewerberinnen und Bewerber und Alumni von Bär & Karrer AG.

Die Art der Personendaten, welche wir erheben, umfassen beispielsweise Name und Kontaktdaten (wie Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer), Nationalität, Geschäftsbereiche von Interesse, berufliche Stationen sowie Informationen jeder Art aus Korrespondenz, Kontakten und Interaktionen mit uns. Auch bearbeiten wir Informationen jeder Art, welche uns im Rahmen unserer Dienstleistungen offengelegt werden oder wir selbst erheben. Ausnahmsweise beinhalten diese Informationen auch besonders schützenswerte Personendaten. Sofern für die Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten Ihre Einwilligung notwendig ist, holen wir diese vorgängig ein.

Von Bewerbern und Bewerberinnen erheben wir folgende Personendaten: Ihre Personalien, Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen (z.B. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diploma, , Referenzen etc.) sowie Straf- und Betreibungsregisterauszüge.

Über unsere Alumni erheben und speichern wir Namen, Ihre Kontaktdaten (wie Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer), Informationen über ihre Beschäftigung bei uns und danach und andere Informationen, welche wir von ihnen erhalten haben.

Schliesslich speichert der Server unserer Website temporär Informationen über Ihre Nutzung unserer Website. Diese Informationen beinhalten u.a. die IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs, den Namen und die URL der abgerufenen Datei, die Website, von der aus der Zugriff erfolgt, den verwendeten Browser (inkl. Version), das Betriebssystem (inkl. Version) des verwendeten Rechners sowie den Namen des Access-Providers des Nutzers.

Warum und auf welcher Grundlage sammeln und bearbeiten wir Personendaten?

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen und Unternehmensführung

Wir sammeln und bearbeiten Personendaten, um für Sie unsere Dienstleistungen zu erbringen (z.B. Abschluss, Abwicklung und Verwaltung von Verträgen), um unsere Mandate zu führen und um das Geschäft unserer Firma zu führen (z.B. administrative und organisatorische Prozesse durchzuführen, Risikomanagement).

Wenn wir Information für die Mandatsannahme oder Mandatsführung benötigen und Sie uns diese nicht zur Verfügung stellen, können wir nicht für Sie tätig werden.

Zur Förderung und Weiterentwicklung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen

Zudem nutzen wir Personendaten, um unsere Geschäftsbeziehung mit Ihnen zu fördern und zu entwickeln, um Dienstleistungen, die Sie interessieren könnten zu identifizieren, um Business Development-Aktivitäten durchzuführen, Ihnen Publikationen und Mitteilungen zu senden, um Sie zu Anlässen einzuladen und zur Nachbereitung unserer Anlässe, um unser Geschäft zu überwachen und zu analysieren sowie um unsere Dienstleistungen und Produkte für Sie zu verbessern und um unseren gesetzlichen Pflichten zur Identifikation von Klienten nachzukommen.

Sie können die Newsletter und andere Mitteilungen, welche Sie von unserer Marketingabteilung erhalten, über die "Abonnements verwalten"-Option am Ende unserer E-Mails ändern. Falls Sie keine E-Mails zu unseren Dienstleistungen, rechtlichen Entwicklungen und Events mehr erhalten wollen, können Sie sich jederzeit über die Abmeldeoption am Ende des E-Mails abmelden oder uns unter Client Service kontaktieren. Sofern Sie kein Klient von uns sind, schicken wir Ihnen Newsletter und andere Mitteilungen nur, wenn Sie sich dafür angemeldet und somit dazu eingewilligt haben.

Zur Erfüllung gesetzlicher oder regulatorischer Pflichten

Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten zur Einhaltung der geltenden Gesetze (z.B. zur Bekämpfung der Geldwäscherei sowie Erfüllung unserer steuerrechtlichen oder beruflichen Pflichten), Selbstregulierungen, Zertifizierungen sowie für interne als auch externe Untersuchungen, bei denen wir (Verfahrens-)Partei sind (z.B. durch eine Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörde oder eine beauftragte private Stelle). Hierzu gehört auch die Bearbeitung von Personendaten zu (Daten-)Sicherheitszwecken.
Zur Analyse der Nutzung unserer Website

Wir sammeln und bearbeiten Personendaten über Sie, um das reibungslose Funktionieren und die Systemsicherheit unserer Website sicherzustellen sowie die Website zu verbessern und ihre Website-Nutzung zu analysieren.

Zur Behandlung von Bewerbungen

Wenn Sie sich für eine Stelle oder für eine Karriereveranstaltung bei Bär & Karrer AG bewerben, müssen Sie uns gewisse Personendaten bekanntgeben. Mit Ihrer Bewerbung ermöglichen Sie uns die Nutzung und Prüfung dieser Informationen (u.a. Prüfung von Referenzen, Hintergrund, Identität, Betreibungs- und Strafregisterauszügen), damit wir Sie zu einem Bewerbungsgespräch einladen können und feststellen können, ob Sie für die Stelle geeignet sind. Wir arbeiten mit einem Drittdienstleister in Deutschland, um diese Informationen zu verwahren und zu verwalten.

Wenn wir Information für die Anstellung benötigen und Sie uns diese bei Verlangen nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihre Bewerbung nicht weiter bearbeiten.

Zur Kontaktaufnahme mit Alumni

Falls Sie ein ehemaliger Mitarbeiter oder Partner von Bär & Karrer AG sind, sammeln wir Ihre Personendaten, um mit Ihnen in Kontakt zu bleiben.

Setzen wir Cookies auf unsere Webseite ein?

Um einen Teil der oben genannten Zwecke zu erreichen, verwenden wir Cookies auf unserer Website. Weitere Informationen darüber, welche Cookies wir verwenden, für welche Zwecke sie eingesetzt werden und welche Rechte Sie in Bezug auf diese Cookies haben, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie, die Sie hier finden können.

Woher erhalten wir Ihre Personendaten?

Wir erhalten Ihre Personendaten direkt von Ihnen, unseren Klienten, anderen involvierten Personen und deren jeweiligen Vertretern und Mitarbeitenden. Wir erheben Personendaten ausserdem von Dritten wie Arbeitgebern, anderen Organisationen, mit welchen Sie in Berührung stehen, Aufsichtsbehörden, staatlichen Stellen, Gerichten, anderen Anwaltsfirmen oder sonstigen Beratern. Auch beschaffen wir Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handelsregister-, Betreibungsregister- und Grundbuchämtern, Kreditauskunfteien, Vertragspartnern).

Wie schützen wir Personendaten?

Wir treffen angemessene Sicherheitsvorkehrungen, um Ihre Personendaten in elektronischer sowie physischer Form sicher zu verwahren und gegen unberechtigten Zugriff, Missbrauch, Offenlegung, unberechtigte Änderung oder Löschung sowie gegen Verlust zu schützen.
Unser Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) ist nach ISO 27001 zertifiziert.
Der Zugang zu unseren Räumlichkeiten wird kontrolliert und wo nötig mit Video überwacht, und elektronische Datensammlungen sind mittels Logins und Passwörtern geschützt.
Unsere Partner, Mitarbeiter und Drittdienstleister, welche Zugang zu vertraulichen Informationen (inklusive Personendaten) haben, unterstehen Vertraulichkeitspflichten und haben, sofern notwendig, entsprechende Auftragsdatenbearbeitungsverträge unterzeichnet.

Warum und wie teilen wir Daten?

Sofern erforderlich oder sinnvoll für die Erbringung unserer Dienstleistungen oder die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung definierten Zwecke, können wir Personendaten, welche wir bei der Erbringung unserer Dienstleistungen, bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns oder bei Ihrem Besuch auf unserer Website sammeln, Dritten (wie z.B. Beratern, verbundenen Parteien, Gerichten, Behörden, Gegenparteien, Kanzleien, mit denen wir zusammenarbeiten, und anderen Personen) offenlegen. Wir können weiter Personendaten von Ihnen Dritten offenlegen, wenn:

• Sie - soweit erforderlich - Ihre Einwilligung dazu erteilt haben oder die Organisation, für welche Sie tätig sind, - soweit erforderlich - Ihre Einwilligung dazu erhalten hat;
• wir aufgrund rechtlicher, regulatorischer oder geschäftlicher Pflichten (zum Beispiel um Geldwäschereibestimmungen oder Sanktionsbestimmungen nachzukommen) dazu verpflichtet sind;
• dies im Zusammenhang mit einer Übernahme oder Auflösung von Bär & Karrer AG oder anderer ähnlicher Ereignisse sowie im Falle einer Insolvenz oder eines ähnlichen Ereignisses notwendig ist;
• dies notwendig ist in Zusammenhang mit rechtlichen Verfahren, oder um Ansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.

Wir arbeiten ausserdem mit unterschiedlichen Dienstleistern zusammen und können Ihre Personendaten mit diesen teilen, z.B. mit Banken, Versicherungen oder IT-Providern, welche Zugang zu Ihren Personendaten im Rahmen von IT-Support haben können, Cloud-Providern, Marketing- und Medienagenturen.

Werden Ihre Personendaten ins Ausland übermittelt?

Grundsätzlich bearbeiten wir Ihre Personendaten in der Schweiz. Unsere Cloud-Server liegen auch in der Schweiz. Gewisse Dienstleister von uns übermitteln Personendaten in EU-Mitgliedstaaten (insbesondere den Niederlanden oder Irland) oder die USA oder greifen zu Support-Zwecken aus diesen Ländern auf Personendaten zu. Die EU-Mitgliedstaaten bieten ein angemessenes Datenschutzniveau. Damit Ihre Personendaten bei Übermittlungen in die USA weiterhin geschützt sind, schliessen wir mit den Empfängern EU-Standardvertragsklauseln (inkl. Schweizer Anhang) ab.

Ausnahmsweise können wir Personendaten auch in andere Länder übermitteln, wenn Sie uns dazu anweisen oder dies zur Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung Ihrer oder eigener Ansprüche notwendig ist. Wenn diese Dritte ihren Sitz ausserhalb der Schweiz, dem Vereinigten Königreich oder der EU haben, teilen wir Ihre Daten nur gestützt auf einer Grundlage, die einen angemessenen Datenschutz bietet.

Wie lange bewahren wir Personendaten auf?

Wir bewahren Ihre Personendaten auf, solange sie für die Zwecke, für welche sie bearbeitet werden, notwendig sind. Weiter bewahren wir Ihre Personendaten auf, um gesetzlichen und regulatorischen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten nachzukommen (z.B. werden Personendaten von Klienten während zehn Jahren nach Beendigung des Mandantenverhältnisses aufbewahrt), solange Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden könnten oder soweit dies berechtigte Interessen, insbesondere die Sicherheit unserer Daten, erfordern.

Personendaten von Bewerbenden, denen wir keine Stelle anbieten können, werden spätestens sechs Monate nach Absage gelöscht. Mit der Einwilligung von Bewerbenden können wir die erhobenen Personendaten länger aufbewahren, um den Bewerbenden allfällige andere Stellen bei uns anzubieten.

Welche Rechte haben Sie?

Ihnen stehen unter Umständen folgende Rechte zu:

• Sie können Auskunft über Ihre Personendaten und gewisse Aspekte der Bearbeitung verlangen;
• Sie können die Berichtigung Ihrer Personendaten verlangen;
• Sie können die Löschung Ihrer Personendaten verlangen;
• Sie können die Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten verlangen;
• Sie können Widerspruch gegen die Bearbeitung Ihrer Personendaten erheben;
• Sie können die Herausgabe oder Übertragung Ihrer Personendaten an Sie oder einen andere Verantwortlichen in einem maschinen-lesbaren Format verlangen.

Falls Sie in die Sammlung, Bearbeitung oder Weitergabe Ihrer Personendaten für einen bestimmten Zweck eingewilligt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit zurückziehen. Sobald wir die Mitteilung erhalten haben, dass Sie Ihre Einwilligung zurückziehen, werden wir Ihre Personendaten nicht mehr bearbeiten, sofern nicht ein anderes berechtigtes Interesse daran besteht.

Bitte beachten Sie, dass die Gewährung dieser Rechte teilweise aus gesetzlichen Gründen oder gestützt auf das Datenschutzrecht verweigert oder eingeschränkt werden können. Wir werden Sie, sofern rechtlich erforderlich bzw. erlaubt, über die Gründe für unseren Entscheid informieren.

Sie werden normalerweise keine Gebühr für die Ausübung Ihrer Rechte entrichten müssen. Wir können aber eine Gebühr verlangen, wenn dies das anwendbare Datenschutzrecht erlaubt, worüber wir Sie informieren werden.

Falls Sie Ihre Rechte ausüben wollen, kontaktieren Sie uns bitte schriftlich per E-Mail an Datenschutz oder postalisch an:
Bär & Karrer AG
Datenschutz
Brandschenkestrasse 90
8002 Zürich
Schweiz

Falls Sie meinen, dass wir Ihre Anfrage oder Ihr Anliegen nicht zu Ihrer Zufriedenheit behandelt haben oder Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Daten nicht datenschutzkonform bearbeiten, können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden; in der Schweiz ist das der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren und zu ändern, um Änderungen der Art und Weise, wie wir Ihre Personendaten bearbeiten, oder Änderungen gesetzlicher Anforderungen zu berücksichtigen. Alle Änderungen, die wir in Zukunft an unserer Datenschutzerklärung vornehmen, werden auf unserer Website veröffentlicht. Bitte prüfen Sie regelmässig, ob Aktualisierungen oder Änderungen unserer Datenschutzerklärung erfolgt sind.

Oktober 2023